Cómo Certificarse

PASOS PARA EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN RAINFOREST ALLIANCE CERTIFIED

Los interesados pueden comunicarse con NaturaCert para solicitar información o iniciar el proceso de certificación, de la siguiente manera:

  1. Contacto Inicial: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

  2. NaturaCert envía al cliente la documentación actualizada y formatos de solicitud que debe diligenciar.

  3. El cliente diligencia los formatos de solicitud  (1 formato para fincas, 2 formatos para grupos y 2 formatos para Cadena de Custodia), Estos documentos se envían en medio magnético a NaturaCert  junto a las firmas requeridas, esta documentación debe estar 1 mes y medio antes de la fecha presupuestada para la visita.

  4. El Área técnica de NaturaCert realiza un análisis para determinar si el solicitante esta en capacidad de cumplir con los principios de la Normatividad solicitada  por lo tanto se aprueba o niega la viabilidad de certificación del interesado, si cumple con los parámetros establecidos por la norma continua con el paso 5, de lo contrario el Área Comercial y de Comunicación es informa el cliente vía correo electrónico, también se realiza una revisión que todos los datos consignados en los formatos estén correctos, si faltan algunos datos o se necesita de correcciones la documentación se le enviará de nuevo al cliente para los cambios.

  5. NaturaCert en conjunto con el cliente programan la fecha tentativa de la auditoria.

  6. El Área técnica de NaturaCert realiza el plan de auditoría, el personal encargado se podrá poner en contacto con el cliente para solicitar documentación o datos adicionales para complementar la información de la visita.

  7. El Área Comercial y de Comunicaciones de NaturaCert envía el cliente la cotización del servicio y el plan de auditoría, (Los viáticos de los auditores como tiquetes aéreos, hospedaje, alimentación, transporte en la zona etc., deben ser cubiertos por el cliente).

  8. Para confirmar la aprobación del plan de auditoría  y la cotización el cliente envía a NaturaCert las últimas páginas firmadas y los documentos legales (RUT o Cámara de Comercio).

  9. El Área Administrativa de NaturaCert realiza y envía el contrato de prestación de servicios junto a la Factura por 70% inicial.

  10. El cliente envía por correo físico el original del contrato de prestación de servicios firmado por el representante legal.

  11. El cliente envía el soporte del pago de la auditoria, este pago debe estar confirmado un mes antes de la visita de auditoria.

  12. En cuanto NaturaCert tenga la evidencia del soporte de pago se procede a confirmar la fecha de la visita y se envía al cliente los datos de los auditores para la compra de los tiquetes, reservación de hospedaje, etc. No se permite 20 días antes de la auditoría, la modificación del listado de productores enviado a NaturaCert, en donde se solicite el ingreso de fincas, ya que esta inclusión genera traumatismos en la planeación de la auditoria, trabajo extra en campo, y pone en riesgo la certificación del grupo. Con relación al retiro de productores, se puede notificar hasta la reunión de apertura sin embargo, si la disminución de las fincas miembro genera una reducción en el tiempo de auditoría, los costos aprobados previamente se mantendrán no habiendo lugar a cambios en las cotizaciones ni en los planes de auditoría previamente aprobados.

  13. Días previos a esta visita el Auditor Líder se comunicará con el cliente para solicitar documentación o datos para ir adelantando revisión de información y hacer el proceso de auditoría más eficiente. Se ejecuta la visita de Auditoría.

  14. El auditor Líder entregará a NaturaCert el informe de la visita.

  15. El comité de certificación evalúa el informe y sugiere ajustes necesarios para enviar al cliente.

  16. Hasta 18 hábiles después de la finalización de la auditoría NaturaCert enviará al cliente el respectivo informe preliminar, el cliente contará con 10 días hábiles para enviar los comentarios, sugerencias o su aprobación, si el cliente tiene objeciones o no aprueba el informe de la auditoría el tiempo se dilatará hasta cuando sea aprobado, la decisión de certificación es tomada por el comité de certificación el cual solamente evalúa informes aprobados.

  17. El Cliente aprueba el informe.

  18. Después de la revisión y aprobación  por parte del cliente, la Asistente Administrativa enviará el Informe al comité de certificación de NaturaCert para evaluación, esta evaluación puede tener un plazo de 20 días hábiles.

  19. El comité de certificación emite la decisión de la evaluación del informe.
  20. El Cliente adicionalmente se obliga a cancelar el valor de la "cuota Anual" este rubro es cobrado por hectárea en cultivo (Productores de: Banano, Palma, Flores, Frutales, Aromáticas y otros cultivos), para los productores de Café, Cacao, Té y empresas con certificación de Cadena de Custodia no se generará ningún otro costo adicional. Este valor está estimado en dólares y será facturado en pesos colombianos a la TRM del día de expedición de la factura, El valor final a cancelar de la "cuota Anual"  será el producto de multiplicar el número de hectáreas en cultivo por el valor establecido de 2 dólares para finca y  grupo.

  21. NaturaCert factura el 30% restante de la certificación y la cuota anual.

  22. El cliente realiza los pagos y envía soporte a NaturaCert.

  23. NaturaCert envía la decisión de certificación en original.

  24. El Cliente está sujeto a programación de auditorías de verificación (este costo lo paga el Cliente), auditorías no programadas y de investigación (costo que asume NaturaCert), durante la vigencia del certificado, según la Política de Certificación de Fincas y Grupos versión Enero de 2013 (última revisión marzo de 2013), Numerales 5.1.3, 5.1.4, 5.1.5, 5.2 páginas 17 y  18.
  25. Con suficiente tiempo antes de la próxima visita NaturaCert iniciará contacto nuevamente con el cliente para el proceso de renovación enviando comunicación para la renovación o para la programación de fechas de auditoría (visitas anuales).

 

Nota:

Los demás requisitos de certificación serán acordes con la Política de Certificación de Fincas y Grupos versión vigente, Norma de Agricultura Sostenible versión vigente y Norma de Cadena de Custodia versión vigente.